L'occupation d'étudiants implique un certain nombre d'obligations administratives : contrat de travail signé précisant le nombre d'heures et l'horaire de travail, Dimona STU, contingent suffisant que vous pouvez vérifier au moyen de l'attestation de student@work et preuve d'inscription de l'école. Cette dernière obligation est relativement nouvelle et souvent oubliée.

Pour travailler comme étudiant-jobiste, il suffit qu'un jeune soit âgé d'au moins 16 ans (15 ans s'il a terminé les 2 premières années de l'enseignement secondaire) et suive l'enseignement secondaire de plein exercice. Vous pouvez facilement vérifier la première condition, étant donné que vous devez fournir les données personnelles de l'étudiant à votre secrétariat social. La deuxième condition est généralement considérée comme remplie sans trop se poser de questions. De nombreuses personnes supposent que la Dimona serait bloquante dans le cas contraire, tout comme pour les flexis. Toutefois, la Dimona n'effectue pas de contrôle sur les étudiants. Vous pouvez introduire une Dimona STU pour n'importe qui, pour autant qu'elle soit correcte !

Ainsi, depuis 2020, tout employeur souhaitant bénéficier des cotisations de solidarité avantageuses pour les étudiants devra être en mesure de prouver que l'étudiant est bien un étudiant. Cette nouvelle obligation date de 2020, soit en pleine période Corona, et peut donc avoir échappé à la majorité des gens. À cette fin, l'employeur devra donc demander à l'établissement d'enseignement une preuve d'inscription pour l'année scolaire ou académique en cours. Pour l'ONSS, une déclaration sur l'honneur ou une copie de la carte d'étudiant ne suffisent pas. Joignez cette preuve au contrat de travail signé par l'étudiant afin de pouvoir la présenter en cas de contrôle ou à la demande de l'ONSS.

Si vous ne disposez pas de cette preuve, demandez-la immédiatement à tous vos étudiants et prenez l'habitude de la demander à tout nouvel étudiant lors du premier entretien. N'oubliez pas non plus de demander une nouvelle preuve à tous vos étudiants en septembre/octobre de chaque année. Pour les étudiants qui travaillent pour vous en tant qu'intérimaires, la responsabilité incombe à l'agence d'intérim.

En principe, l'ONSS ne demandera pas systématiquement des preuves d'inscription. Des contrôles par échantillonnage ont lieu et il se peut que vous deviez présenter ces documents, même après réclamation. La sanction pour l'absence de preuve d'inscription peut être que vous deviez recalculer rétroactivement des cotisations de sécurité sociale normales pour les étudiants.