L'employeur est tenu de motiver le licenciement de tout travailleur ayant au moins 6 mois d'ancienneté. En d'autres termes, vous devrez être en mesure d'invoquer un motif légitime pour justifier votre décision de procéder au licenciement, ce qui est tout à fait normal en soi. À quoi faut-il veiller ?

En principe, lors d'un licenciement, vous n'êtes pas tenu de communiquer immédiatement le motif de celui-ci. Vous devrez bien entendu indiquer un motif sur le C4. La lettre de licenciement mentionne elle aussi souvent un motif. Mais la plupart du temps, l'employeur s'en tient à des termes généraux tels que « plus de coopération possible », « ne répond pas aux exigences » ou « réorganisation ».

Toutefois, les travailleurs ayant au moins 6 mois d'ancienneté ont le droit de connaître les raisons concrètes de leur licenciement. La façon dont un travailleur doit demander le motif de son licenciement, et dont l'employeur doit ensuite le communiquer, est soumise à des règles strictes. Le travailleur dispose à cet effet d'un délai de 2 mois après son licenciement ou, en cas de préavis, de 6 mois après la notification du préavis, sans toutefois dépasser 2 mois après la sortie de service. Le travailleur doit demander ce motif par courrier recommandé. Vous n'êtes en principe pas tenu de répondre aux demandes qui vous parviennent par d'autres moyens ou qui sont introduites tardivement.

En tant qu'employeur, vous devez répondre à une demande de motivation déposée en bonne et due forme dans les 2 mois suivant sa réception, également par lettre recommandée. Pour ce faire, vous pouvez avoir recours soit à la version papier classique, soit à l'e-mail recommandé, qui y est assimilé. Si vous ne répondez pas dans les 2 mois et par courrier recommandé, vous risquez de toute façon une amende de 2 semaines de salaire.

Vous risquez également de devoir prouver devant un tribunal du travail que le licenciement n'était pas « manifestement déraisonnable ». Si vous n'êtes pas en mesure de le faire, une indemnité de 3 à 17 semaines de salaire pourra encore vous être infligée.

Un licenciement est manifestement déraisonnable lorsque le motif du licenciement :

• ne relève pas du travailleur lui-même (comportements, réactions, prestations insuffisantes...) ;
• n'a rien à voir avec les « nécessités du fonctionnement de l'entreprise » (baisse du chiffre d'affaires, modification du processus de production, réorganisation...) ;
• correspond à une décision qu'un « employeur normal et raisonnable » n'aurait jamais prise.

Il va de soi que vous devrez être en mesure d'étayer le motif de licenciement invoqué par des faits ou des chiffres. Affirmer a posteriori qu'un travailleur n'était pas à la hauteur sans pouvoir le prouver par des faits concrets est trop facile et ne suffira généralement pas. D'où l'importance de constituer un dossier. Un dossier étayé par des avertissements, évaluations, rapports d'enregistrement des temps, ainsi que l'utilisation des codes d'absence corrects sur la fiche de paie, etc. sont essentiels dans de tels cas.