Un salarié sur cinq dans le secteur de l’horeca travaille avec un emploi flexi-job et pas moins d'un employeur sur trois dans ce secteur y a recours. Il y a donc de fortes chances que vous ayez vous aussi des travailleurs flexi-jobs dans votre entourage. Le nouveau statut s'est imposé très rapidement. Seules les obligations administratives qui l'accompagnent ne semblent pas encore connues de tous.

L'utilisation de flexi-jobs est facile et peu coûteuse. Mais cela implique aussi un peu d'administration, que vous ne devez pas prendre à la légère. Si vous ne respectez pas ces formalités, il n'est en principe pas question d'un flexi-job et, en cas de contrôle strict, vous risquez de perdre rétroactivement tous les avantages.

Tout d'abord, pour chaque flexi-job, vous devez être en mesure de présenter une convention-cadre écrite, signée par les deux parties. Cet accord explique les conditions générales de l'emploi flexi-job, contient les accords salariaux, la ou les descriptions de poste et les dispositions pratiques concernant la manière et le délai dans lequel le flexi-job sera informé d'une éventuelle affectation. Personne ne le lit, mais sans convention-cadre, il ne peut y avoir de flexi-job !

À propos, une convention-cadre n'est pas un contrat de travail. Alors n'hésitez pas à en rédiger un pour une période indéfinie.

En outre, un flexi-job doit également recevoir un contrat de travail pour chaque emploi. Je vous entends penser : "Je n'en ai pas". Pas de problème, la loi prévoit que vous pouvez rédiger ce contrat de travail soit par écrit, soit oralement. Le choix entre un contrat écrit et un contrat oral a une influence sur la déclaration Dimona que vous devrez faire.

Si vous utilisez le contrat de travail oral, vous devrez choisir la "déclaration journalière" dans votre FLX-dimona, dans laquelle vous indiquez les heures de début et de fin. Dans ce cas, veillez à adapter à temps toute modification des prestations. Les mêmes règles s'appliquent que pour les extras.

L'heure de début et toute modification de l'heure de début doivent être communiquées à dimona avant le début de la prestation.

Les points suivants s'appliquent à l'adaptation de l'heure de fin :
• à l'avance : jusqu'à minuit suivant l'heure de fermeture initiale
• Sortie : dans les 8 heures suivant l'heure de fin initialement prévue, ou jusqu'à 8 heures le lendemain matin si l'heure de fin était comprise entre 20 heures et minuit. 

En cas d'absence totale de prestation : annuler avant minuit.

La pénalité pour une dimona tardive (originale ou changement) est la même que pour les extras. Votre flexi-job n'est pas considéré comme un flexi-job pour cette journée, mais comme un salarié ordinaire (OTH). Vous payez les cotisations patronales normales pour ce jour-là, mais votre salarié paie également l'intégralité des cotisations sociales et du précompte professionnel !

Si vous avez opté pour un contrat écrit - ce que vous ferez, par exemple, si vous laissez un nouveau salarié commencer en tant que flexi-job pour quelques mois - alors vous utilisez la "déclaration période" de FLX. Comme vous ne précisez ni la période de début ni la période de fin, une quatrième formalité est ajoutée dans ce cas.

Ce n'est que dans le cas de l'accord écrit et de la déclaration de période qui l'accompagne que votre flexi-job devra également enregistrer chaque jour ses prestations dans un système électronique d'enregistrement du temps. Comparez-le au registre que vous devez remplir pour les extras avec des déclarations quotidiennes. En principe, vous devez également le faire pour les flexi-jobs avec une déclaration quotidienne, mais pour eux, l'ONSS accepte la déclaration dimona comme enregistrement du temps.

Si une ou plusieurs de ces formalités ne sont pas accomplies, cela peut avoir de graves conséquences. Dans un premier temps, votre flexi-job sera facturé selon les conditions normales. Vous ne le remarquerez généralement qu'à la fin du mois, car vos coûts salariaux seront beaucoup plus élevés que prévu et parce qu'un flexi-job mécontent paiera soudainement des cotisations de sécurité sociale. En cas de contrôle strict, d'interventions fréquentes ou de plainte du syndicat, vous risquez également de vous retrouver avec un contrat à durée indéterminée et un salaire fixe. Et c'est sans parler des amendes possibles...