Vous venez de licencier un travailleur et vous rendez compte que vous avez envoyé la lettre à la mauvaise adresse. Et maintenant ?
Exigences de forme strictes
Des erreurs sont souvent commises lors d'un licenciement. Ces erreurs peuvent pour la plupart être évitées. En effet, les différents modes de fin du contrat ont chacun leurs propres règles, ce qui rend les choses assez compliquées pour quelqu'un qui n'est pas confronté à cette situation au quotidien. Ainsi, dans le cas d'une rupture immédiate, dans le cadre de laquelle le travailleur peut disposer immédiatement et reçoit une indemnité de rupture, il n'y a pas d'exigences de forme. En principe, vous pourriez même licencier quelqu'un oralement ou via WhatsApp. Le contenu du message n'est pas non plus très important, à condition qu'il soit clair.
S'il s'agit toutefois d'un licenciement dans le cadre duquel le travailleur doit encore « prester » une période de préavis, des exigences très strictes en termes de forme et de contenu s'appliquent. Par exemple, la lettre de préavis doit toujours être envoyée par courrier recommandé, au moins 3 jours ouvrables avant la fin de la semaine pour que le délai de préavis commence le lundi suivant. Toutes les dates reprises dans la lettre doivent être correctes (envoi, date de début, durée) et la lettre doit être signée par une personne compétente. Le non-respect de l'un de ces éléments peut engendrer un problème par la suite. Ainsi, une lettre de licenciement envoyée à une mauvaise adresse sera nulle.
Quelle est la bonne adresse ?
La loi ne précise pas quelle est l'adresse correcte d'un travailleur. Un étudiant jobiste peut par exemple avoir à la fois une adresse pour son domicile et une autre pour son kot. Il se peut aussi qu'un travailleur vive dans la pratique chez un ami, tout en étant officiellement domicilié ailleurs. Et quid des travailleurs qui viennent de déménager ? À quelle adresse faut-il envoyer la lettre ? La jurisprudence se base sur la dernière adresse connue communiquée par le travailleur, c'est-à-dire l'adresse mentionnée sur les fiches de paie et autres documents. Le travailleur est tenu de communiquer à son employeur son adresse exacte et de lui faire part immédiatement de toute modification dans ce cadre. Il incombe au travailleur d'en fournir la preuve. S'il n'est pas en mesure de le faire, le licenciement est considéré comme régulier, et vous ne devez rien faire de plus.
Comment rectifier la situation ?
Si la faute vous incombe et que vous n'avez pas encore parlé du licenciement à votre travailleur, il n'y a pas de mal. Vous pouvez simplement renvoyer la lettre à la bonne adresse. Toutefois, vous devrez probablement adapter la date de début et peut-être même la durée du préavis. Vous pouvez également envoyer un huissier de justice pour remettre la lettre de licenciement en mains propres. De cette manière, le préavis pourra souvent encore prendre effet au même moment. Cela représente cependant un coût de quelques centaines d'euros.
Si le travailleur est déjà au courant de son licenciement ou s'il met la main sur la lettre envoyée à la mauvaise adresse, il se peut que cela soit plus problématique. Même si la notification du préavis est nulle, le licenciement reste, lui, applicable. Le travailleur pourrait donc réclamer une indemnité de rupture.
Une autre chose à ne pas faire est de remettre la lettre de licenciement en mains propres, même si le travailleur la signe pour réception et pour accord. Là encore, le préavis sera inexistant car l'obligation d'envoi d'un courrier recommandé n'est pas respectée, mais le licenciement restera valable.
Mieux vaut prévenir que guérir
Veillez donc toujours à disposer d'une adresse correcte pour tous vos travailleurs et, bien entendu, à l'indiquer correctement sur la lettre de licenciement. Une adresse correcte est importante non seulement en cas de licenciement, mais aussi pour le calcul des frais de transport, l'envoi d'un médecin-contrôle ou l'envoi d'avertissements. Pour plus de sécurité, vous pouvez indiquer dans votre règlement de travail que les changements d'adresse doivent toujours être communiqués par e mail.
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