Quelles sont les formalités à remplir pour employer un étudiant étranger ? La nationalité de l'étudiant est déterminante. Est-il originaire de l'Espace économique européen ou d'un pays tiers ? La période d'emploi est également importante : pendant ou en dehors des vacances scolaires.

Espace économique européen

Pour les étudiants ayant la nationalité d'un pays de l'Espace économique européen (EEE), les mêmes règles s'appliquent que pour les étudiants belges. L'EEE comprend tous les pays de l'UE ainsi que le Liechtenstein, la Norvège et l'Islande. Pour le travail des étudiants, la Suisse est également incluse. Ces pays sont donc les suivants : Belgique, Bulgarie, Chypre, Danemark, Allemagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Islande, Italie, Croatie, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Norvège, Autriche, Pologne, Portugal, Roumanie, Slovénie, Slovaquie, Espagne, République tchèque, Suède et Suisse. Le Royaume-Uni ne fait plus partie de l'EEE depuis le Brexit.

Comme les étudiants belges, les étudiants étrangers de ces pays sont autorisés à travailler 600 heures à des tarifs préférentiels de l'ONSS. À cet égard, le fait qu'ils étudient en Belgique ou à l'étranger n'a pas d'importance. Toutefois, les étudiants qui séjournent en Belgique pendant plus de 90 jours doivent s'inscrire auprès de l'administration communale de leur lieu de résidence.

Étudiants hors EEE

Les étudiants originaires d'un pays ne figurant pas sur la liste ci-dessus sont soumis à des règles différentes qui varient en fonction de la date à laquelle ils sont employés. En général, ces étudiants sont titulaires d'une carte A électronique portant la mention "restriction du marché du travail" ou d'une carte A en attente de l'annexe 15. Cela signifie qu'ils ont obtenu un droit de séjour sur la base de leurs études. Il est possible de travailler pendant l'année scolaire, mais cette activité est limitée à 20 heures par semaine.

Pendant les vacances scolaires officielles, cette limite de 20 heures ne s'applique pas. Il s'agit généralement des vacances de Noël, des vacances de Pâques et des vacances d'été. Le nombre de vacances et leur durée peuvent varier d'un établissement d'enseignement à l'autre. Les vacances d'été couvrent généralement les mois de juillet, août et (une partie de) septembre. Les possibilités d'emploi de ces étudiants vont donc bientôt changer.

Les étudiants titulaires d'une carte A portant la mention "libre accès au marché du travail" peuvent travailler dans les mêmes conditions que les étudiants belges.

Pour les étudiants hors EEE, il est toutefois essentiel qu'ils suivent un enseignement supérieur en Belgique avec un programme complet (normalement au moins 54 crédits). Les étudiants non ressortissants de l'EEE qui étudient dans un autre pays ne peuvent pas travailler ici en tant qu'étudiants salariés.

En revanche, les étudiants qui effectuent un stage obligatoire dans le cadre de leurs études sont exemptés du permis unique.

Responsabilité de l'employeur

Il incombe à l'employeur de vérifier si la personne est autorisée à travailler en tant qu'étudiant. Il doit donc toujours demander des documents d'identité, un certificat d'inscription valide délivré par un établissement d'enseignement et, pour les étudiants non ressortissants de l'EEE, le permis de séjour. En général, ce dernier est délivré par année universitaire. N'oubliez donc pas de demander les documents mis à jour au début de chaque année universitaire. Conservez une copie de tous ces documents dans le dossier personnel.