Contrairement à de nombreux autres secteurs, le versement de la prime de fin d'année est effectué par le Fonds Social et de Garantie Horeca, qui assume le rôle de «tiers payeur».
La prime est financée par une cotisation FSE mensuelle, tant pour les ouvriers que pour les employés.

Les employeurs du secteur horeca paient au Fonds Social une contribution dite FSE chaque mois et ce tout au long de l'année. Cette cotisation s'élève à 12% du salaire brut sur lequel sont calculées les cotisations sociales.

Pour les ouvriers, la cotisation est donc calculée à 108% du salaire brut, pour les employés à 100%. Votre secrétariat social fait ce calcul pour vous chaque mois. Vous payez ce montant au Fonds Social et de Garantie Horeca avant le 15 du mois suivant. Avec cette contribution vous financez la prime de fin d'année de vos collaborateurs. Cette avance n'est pas obligatoire pour les flexi-jobs.

Les employeurs qui ne souhaitent pas effectuer cette avance mensuelle peuvent adresser une demande au Fonds avant le 31 mars de l'année à laquelle s'applique la prime de fin d'année. La condition est que l'employeur ait payé ses acomptes mensuels FSE de manière régulière pendant au moins trois ans.
Les employeurs qui font cette demande doivent transférer la totalité du montant dû au Fonds au plus tard le 10 janvier de l'année suivant l'année à laquelle se rapporte la prime. En outre, ces employeurs devront payer des intérêts supplémentaires au Fonds, qui sont perçus dans le courant du mois de février.

Avec ces sommes collectées, le Fonds verse les primes de fin d'année aux salariés. Le Fonds déduit les cotisations sociales et fiscales dues de la prime brute et les transfère directement aux autorités compétentes.
Le Fonds lui-même ne détermine pas quels employés ont droit à une prime de fin d'année et ne calculera pas le montant de la prime. Vous, ou votre secrétariat social, devez fournir ces informations au Fonds au plus tard le 10 janvier.
Même si aucun salarié n'a droit à une prime de fin d'année, cela doit être signalé au Fonds. Il s’agit d’une déclaration dite «nulle».

Le Fonds est légalement tenu de verser la prime nette de fin d'année sur le compte des salariés avant le 31 janvier.
Pour cela, il est important que tous vos travailleurs fournissent leur numéro de compte correct au Fonds en temps utile. Pas de numéro de compte, pas de versement de prime.
Vous pouvez soumettre un (nouveau) numéro de compte via le site portail Horecafonds.
Attention, cette procédure peut prendre jusqu'à trois semaines environ.
Si le Fonds n'a pas le numéro de compte du travailleur, il recevra automatiquement un formulaire.
Ce formulaire doit être signé et certifié par la banque et renvoyé ensuite au Fonds.

Avant que le Fonds n'effectue le paiement effectif, vous aurez toujours la possibilité de corriger la liste des paiements, si nécessaire. Début janvier, le Fonds vous enverra un aperçu des primes de fin d'année par salarié.
Vous disposez alors de dix jours calendrier pour envoyer les corrections par e-mail à fonds@horeca.be . Après le paiement, le formulaire fiscal 281.10 et la facture individuelle sont envoyés aux travailleurs.

Si un travailleur a droit ou non à une prime et le montant de celle-ci ne peut être déterminé qu'après la fin de l'année. Tout au long de l'année, vous peut-être payer des cotisations pour des travailleurs qui au final ni auront pas droit; par exemple pour les extras dont les performances sont insuffisantes ou les travailleurs qui ont volontairement quitter votre entreprise au cours de l'année. Par la suite, le fonds remboursera automatiquement ces sommes sur votre compte.

Cette année, le Fonds se verra confier une autre mission spéciale. En effet, le gouvernement à verser une subvention de 167 000 000 euros avec laquelle le Fonds doit payer la partie de la prime de fin d'année qui correspond à la période de chômage temporaire pour force majeure corona.

Le fonds prélève de manière générale 20% de précompte sur le montant net perçu par les salariés. Pour la plupart des travailleurs, ce pourcentage sera insuffisant. La différence sera donc imputée à leur impôt sur le revenu des personnes physiques. Le même phénomène se produit cette année avec les allocations de chômage, pour lesquelles la retenue à la source est insuffisamment déduite.

Informez vos travailleurs de cela car leur déclaration d’impôts pourrait bien l’année prochaine être beaucoup plus élevée que d'habitude.