Une carte carburant comme avantage salarial pour vos travailleurs. Quel en est le coût ? Est-ce fiscalement intéressant ? Et à quoi faut-il faire attention?

Les cartes de carburant sont des cartes de paiement pour l'essence, le diesel et d'autres carburants dans les stations-service. Elles constituent une alternative sûre, pratique et efficace à l'argent liquide et à la carte de crédit (d'entreprise). Vous pouvez facilement limiter une carte de carburant, la faire bloquer rapidement si nécessaire, vous payez mensuellement et vous obtenez des relevés clairs des transactions.

Comme (presque) tous les autres avantages qu'un employeur accorde à ses salariés, la carte de carburant est également considérée comme un revenu professionnel, ce que l'on appelle un avantage en nature. Le salarié doit donc payer des impôts sur ce revenu. Par conséquent, la carte de carburant doit être mentionnée sur la fiche de paie et la feuille d'impôt, ce qui n'est pas toujours le cas. Les cartes de carburant sont souvent gérées de manière peu rigoureuse, ce qui n'est pas sans danger. Si un contrôle fiscal révèle que votre entreprise dispose de trois cartes de carburant utilisées régulièrement, dont une seule figure sur les feuilles d'impôts (celle du gérant), alors qu'il n'y a pas d'autres véhicules de société, vous avez peut-être déjà un problème.

Voiture de société avec carte de carburant

Le traitement fiscal de la carte de carburant diffère selon qu'elle fait partie d'une voiture de société ou qu'elle est octroyée à un travailleur sans voiture de société. 

Dans le premier cas, la voiture de société et la carte de carburant sont considérées comme une seule unité. L'avantage en nature de la voiture de société est alors calculé sur la base du prix catalogue, des émissions de CO2 et de l'âge de la voiture. Le fait qu'il y ait ou non une carte de carburant, que le travailleur l'utilise beaucoup ou peu et qu'il s'agisse d'un usage professionnel ou privé, n'a aucune incidence sur les impôts de l'employé ou sur les cotisations de sécurité sociale de l'employeur.

Carte de carburant sans voiture de société

Il en va différemment, et c'est beaucoup plus complexe, lorsqu'une carte de carburant est remise à un travailleur qui ne dispose pas d'une voiture de société. Dans ce cas, la consommation est prise en compte. Le fisc et l'ONSS distinguent trois types de déplacements:

• Les déplacements professionnels : par exemple, lorsqu'un travailleur doit se rendre chez un client ou un fournisseur;
• Les déplacements domicile-travail : le trajet quotidien aller-retour entre le domicile et le lieu de travail;
• Les déplacements privés.

Ces trois types de déplacements font l'objet d'un traitement (para)fiscal différent. Le travailleur devra donc tenir un registre détaillé pour ces déplacements, ce qui n'est pas très pratique.

Pour les kilomètres parcourus à titre professionnel, le travailleur ne doit évidemment pas payer de taxes et est également exempté de l'ONSS. En revanche, les trajets domicile-travail et les déplacements privés sont imposables sur la valeur réelle, c'est-à-dire sur le prix de revient du carburant. Les trajets domicile-travail sont exonérés de cotisations sociales, mais des cotisations sociales sont dues sur les kilomètres parcourus à titre privé. 

Est-ce intéressant?

Vous voyez tout de suite qu'une carte carburant sans voiture de société est moins intéressante pour vos collaborateurs qu'une carte carburant avec voiture de société. Pour l'employeur, l'octroi d'une carte carburant reste toutefois plus intéressant qu'une augmentation de salaire brut. En effet, bien qu'elle soit imposée comme un salaire auprès du travailleur, l'employeur n'impose pas de frais de patronage sur cette carte. La lourdeur administrative devra être prise en compte.

Politique en matière de cartes de carburant

Tout comme pour la mise à disposition d'une voiture, d'un téléphone ou d'un ordinateur, il est préférable d'établir une politique pour la carte de carburant qui comprend les règles d'utilisation. Le montant est-il limité? La carte est-elle liée à un seul véhicule? La carte est-elle valable uniquement en Belgique ou également à l'étranger? Est-il possible d'effectuer des achats avec la carte dans le magasin de la station-service? Ces conditions ne peuvent pas être modifiées unilatéralement par la suite.

Une politique relative aux cartes de carburant permet d'éviter les abus dans de nombreux cas et de prendre des mesures strictes en cas d'abus, par exemple en cas de licenciement pour des raisons urgentes.