La plupart des salariés ont droit à une contribution aux frais de transport pour se rendre au travail. Le montant de cette intervention et les conditions sont déterminés secteur par secteur. Dans le secteur de l’horeca, il y a une intervention obligatoire de l'employeur pour ceux qui viennent en transports publics, en voiture ou à vélo.
La distance et le moyen de transport déterminent le montant du paiement. Il est donc important que vous disposiez des bonnes informations pour chaque salarié et que vous les teniez à jour. Vérifier les adresses et les déplacements de votre personnel deux fois par an n'est certainement pas un luxe superflu. Cela vous évitera de devoir corriger le passé ou de payer trop cher. Il s'agit des adresses résidentielles réelles à partir desquelles les déplacements sont effectués. Pour un étudiant, il s'agit généralement de l'adresse de la résidence universitaire ou du kot et non de l'adresse du domicile.
Dans la commission paritaire, tout salarié qui habite à plus d'un kilomètre de son lieu de travail et qui ne vient pas à pied au travail a droit à une indemnité pour frais de transport. Cette intervention est une obligation de l'employeur. Si vous ne les payez pas, vous risquez de devoir les corriger rétroactivement pour tous les salariés en cas de contrôle.
Les salariés qui se rendent au travail en train sont remboursés à hauteur de 70 % de leur abonnement (deuxième classe) sur la base des barèmes kilométriques officiels qui sont généralement indexés annuellement au 1er février. Ceux qui voyagent en bus, en tram ou en métro se verront rembourser 80 % de leur abonnement, avec un maximum de 50 euros par mois. L'employeur peut décider de rembourser intégralement les abonnements aux transports publics. Il peut s'agir d'une optimisation salariale intéressante, car le remboursement des transports publics est exempt de taxes et de cotisations de sécurité sociale.
Les tableaux utilisés pour le train s'appliquent également aux personnes voyageant en voiture. Ici aussi, nous prenons en compte la distance à vol d’oiseau aller. Contrairement aux transports publics, le remboursement des kilomètres parcourus par les automoteurs n'est exonéré d'impôts que jusqu'à 430 euros par an (environ 36 euros par mois). Aucun ONSS n'est ajouté.
Enfin, les salariés qui se rendent au travail à vélo reçoivent 0,24 euro par kilomètre parcouru. Dans ce cas, vous comptez les kilomètres aller et retour. L'indemnité vélo est exonérée d'impôts et de cotisations de sécurité sociale.
Toute personne qui utilise quotidiennement plusieurs de ces moyens de transport de manière successive recevra la contribution individuelle de chaque moyen de transport pour la distance parcourue. Cela peut se faire, par exemple, lorsqu'une personne se rend à vélo à la gare, y prend le train et ensuite le métro.
Les travailleurs qui travaillent en services coupés, et qui font donc deux allers-retours par jour, ont droit à une double intervention, sauf si c'est dans les transports publics. Ceux qui utilisent leur abonnement deux (ou quatre) fois par jour n'encourent pas de frais supplémentaires.
Si le travailleur s'arrête de travailler entre minuit et 5 heures du matin et qu'il ne peut pas utiliser les transports publics pour cette raison, l'employeur doit fournir un transport ou rembourser les frais réels, par exemple un taxi.