Pour tout salarié ayant au moins 6 mois d'ancienneté, il existe une obligation de motivation lorsque vous souhaitez le licencier. En d'autres termes, vous devrez être en mesure d'invoquer un motif valable pour votre décision de licenciement, ce qui est normal. Mais à quoi devez-vous faire attention ?

Il existe des règles strictes sur la manière dont un salarié doit demander le motif de son licenciement et sur la manière dont l'employeur doit ensuite le communiquer. En principe, vous n'avez pas à communiquer le motif au moment du licenciement. Le salarié peut vous demander le motif de son licenciement dans les deux mois qui suivent son licenciement, ou en cas de préavis, dans les six mois qui suivent la signification du préavis, sans dépasser le délai de deux mois après le licenciement. La manière dont le salarié demande ce motif est par lettre recommandée. Par conséquent, vous n'êtes pas tenu de répondre aux demandes qui vous parviennent par une autre voie ou qui sont soumises tardivement.

À une demande de justification correctement introduite, vous devez également, en tant qu'employeur, répondre par lettre recommandée dans un délai de deux mois à compter de la réception de la demande. Vous pouvez utiliser soit la version papier traditionnelle, soit l'équivalent par courrier électronique enregistré.

Si le raisonnement est opportun et correct, le motif de licenciement que vous donnez est présumé être la véritable raison du licenciement et ne pas être manifestement déraisonnable. En d'autres termes, c'est au salarié de prouver qu'elle est manifestement déraisonnable. Le motif du licenciement peut être le salarié lui-même (comportement, réactions, performances insuffisantes,…), mais il peut aussi être lié aux "nécessités du fonctionnement de l'entreprise". La réorganisation en est un exemple classique, les raisons économiques un autre. Il va sans dire que vous devrez être en mesure de prouver le motif de licenciement invoqué à l'aide de faits ou de chiffres. Toutefois, vous ne devez pas utiliser ces chiffres comme un leurre et remplacer immédiatement le salarié licencié par un nouveau. Pour des raisons propres au salarié, il est toujours conseillé de créer un dossier dans la perspective d'un licenciement.

Si vous ne répondez pas, ni dans les deux mois, ni par lettre recommandée, vous risquez une amende de deux semaines de salaire. En outre, il existe également un risque que vous deviez prouver le caractère manifestement déraisonnable de votre licenciement devant un tribunal du travail. Si vous ne le faites pas, vous pourriez devoir verser une indemnité comprise entre 3 et 17 semaines de salaire.

Une motivation correcte du licenciement est donc très importante. Il est préférable d'indiquer immédiatement le motif dans votre lettre de licenciement. Ainsi, vous n'oublierez pas de répondre à temps. En effet, même si le salarié vous envoie une autre lettre, vous n'êtes pas tenu d'y répondre, même si, par sécurité, il n'y a pas de mal à mentionner le motif dans votre lettre précédente. À moins que la raison que vous avez donnée précédemment ne soit pas suffisamment concrète. En outre, vous aurez toujours une longueur d'avance sur le salarié. Un dossier bien étayé avec des avertissements, des évaluations, l'utilisation des codes d'absence corrects sur la fiche de paie, etc. reste essentiel dans tous les cas.