Vous avez licencié votre salarié avec un préavis, mais vous préférez ne pas le voir revenir sur le lieu de travail. Vous décidez alors qu’il peut simplement rester chez lui pendant (une partie de) son préavis tout en continuant à lui verser son salaire. Dans ce cas, on parle de "dispense des prestations". Peut-on procéder de la sorte? À quoi faut-il faire attention? Et pourquoi le faire ou non?

Le licenciement d'un salarié peut se faire de deux manières. Dans le cas d'une résiliation, le contrat de travail prend fin immédiatement et l'employeur paie en une seule fois le salaire correspondant à la période de préavis. Dans le cas d'un préavis, le salarié continue simplement à travailler jusqu'à l'expiration complète de la période de préavis. 

La dispense des prestations - totale ou partielle - est un mélange des deux. Le salarié reçoit un préavis, l'employeur continue à payer le salaire convenu pendant toute la durée du préavis, mais le salarié n'est plus tenu de venir travailler. De cette manière, l'employeur ne doit pas payer l'indemnité de licenciement en une seule fois, mais mensuellement jusqu'à la fin du préavis. C'est d'ailleurs la principale raison pour laquelle les employeurs ont parfois recours à cette option.

Accord écrit

Mais il y a des pièges à éviter. Aussi fou que cela puisse paraître, une dispense des prestations ne peut jamais être imposée unilatéralement. Le travailleur devra donc toujours y consentir explicitement. Cela signifie que vous devez rédiger un accord écrit, en plus de la lettre de notification que vous envoyez par courrier recommandé, car vous ne pouvez évidemment pas l'oublier.

Dans cet accord, vous pouvez immédiatement prendre un certain nombre de dispositions claires concernant la poursuite (ou non) du paiement des chèques-repas, des frais de transport, des vêtements et d'autres indemnités. Ou encore l'utilisation de la voiture, du vélo d'entreprise ou du téléphone (abonnement). 

Une clause subordonnant les motifs légaux de suspension à l'exemption n'est pas négligeable non plus. Sinon, la maladie et les vacances, par exemple, pourraient prolonger le préavis. Et ce n'est pas le but recherché. Cette clause n'est pas totalement concluante. La jurisprudence n'est pas sans ambiguïté à ce sujet.

Enfin, ce type d'accord contient généralement aussi une obligation pour le travailleur d'informer l'employeur lorsqu'il a trouvé un nouvel emploi. En effet, à ce moment-là, le contrat de travail peut être résilié immédiatement sans indemnité supplémentaire.

Vous pouvez également prévoir la possibilité de révoquer l'exemption à un moment donné. Après tout, il s'agit d'une concession de la part de l'employeur.

Obligation d'information

Outre l'accord écrit, il ne faut pas oublier d'informer le travailleur qu'il doit s'inscrire comme demandeur d'emploi auprès du service régional de l'emploi (Actiris. Forem, VDAB) dans le mois qui suit le début de la dispense. Depuis 2019, il s'agit d'une obligation supplémentaire pour l'employeur. Il est donc préférable de le faire par lettre recommandée ou de l'inclure dans le contrat. L'absence d'inscription dans les délais risque d'exclure le travailleur des allocations de chômage pendant quatre semaines. Si l'employeur ne peut pas prouver qu'il avait informé clairement et en temps utile le salarié à ce sujet, il risque que le salarié récupère la perte des allocations auprès de lui.

Autres solutions

Il y a donc quelques écueils si vous n'organisez pas correctement la dispense. Vous pouvez également opter pour le paiement de l'indemnité de licenciement en plusieurs tranches. Il est également préférable d'en convenir par écrit, mais les risques sont bien moindres. 

Une deuxième option consiste à donner au salarié un autre emploi pendant son préavis. Cette solution n'est pas non plus dénuée de risques. L'emploi, tout comme le salaire, par exemple, fait partie des éléments essentiels d'un contrat de travail. La modifier unilatéralement peut être considéré comme un licenciement implicite. Veillez donc à ne pas trop modifier la fonction. L'inclusion d'une clause à ce sujet dans votre règlement du travail ou dans votre contrat de travail vous rendra déjà beaucoup plus fort.