L'administration du personnel n'est souvent pas votre priorité et une fois que la vie normale reprendra, ce ne sera certainement pas la première chose à laquelle vous penserez.
Juste avant le début de la crise corona, il y avait un certain nombre de choses sur votre liste de tâches annuelle auxquelles vous n’avez peut-être plus pensé.
Et avant de redémarrer, vous devrez vérifier quelques éléments.
Nous vous facilitons la tâche en énumérant les points d'attention les plus importants.

Contrats à durée déterminée
Si vous aviez conclu des contrats à durée déterminée avant la crise corona, assurez-vous de vérifier avant de recommencer s'ils doivent être renouvelés. Une nouvelle dimona fait également partie de la prolongation du contrat. Ce serait fou que, par oubli, vous pourriez encourir une amende pour un travailleur qui n'a pas été déclaré dimona. Les salariés dont les CDD sont prolongés pendant la période corona continuent simplement de bénéficier d'un chômage temporaire.

Flexi-periodes
Si vous utilisez des contrats à durée déterminée pour vos emplois flexi, ils auront probablement tous pris fin le 31 mars. N'oubliez pas de faire de nouveaux contrats et dimonas dès que vous les remettez au travail.

Etudiants
Si vous avez prévu d’employer des étudiants au cours des dernières semaines, n'oubliez pas d'annuler les heures que vous leur avez réservées sur Dimona dans le cas où ils n’ont pas travaillé. De plus, assurez-vous que vous avez signé un accord étudiant pour tous les étudiants qui commenceraient à travailler chez vous dans un proche avenir. Sinon, vous pourriez perdre tous les avantages d’un contrat étudiant.
Juste avant la crise, l’ONSS avait décidé que vous deviez être en mesure de prouver en tant qu’employeur que l’étudiant est bel et bien aux études. Vous devrez donc demander au moins une preuve d’inscription d’une école (secondaire) ou d’une université pour l’année scolaire en cours. L’employeur ne doit pas fournir spontanément ces renseignements à l’ONSS, mais il doit les avoir à sa disposition sur demande.

Horaires
Personne ne peut prédire comment vos clients réagiront à la fin de la crise corona. Allez-vous avoir beaucoup plus de travail, ou moins? Modifiez-vous temporairement vos heures ou jours d'ouverture? Cela pourrait avoir un impact sur vos horaires. Si vous travaillez avec des horaires variables, assurez-vous de les communiquer à votre personnel au moins cinq jours à l'avance. Vous pouvez le faire par e-mail, WhatsApp, ou via un outil de planification en ligne, …
Si vos salariés ont un horaire fixe dans leur contrat de travail, dont vous vous écarterez temporairement, n'oubliez pas de rédiger une annexe temporaire au contrat. De plus, vous ne pouvez appliquer que les horaires déjà indiqués dans votre règlement de travail. Vous devrez donc peut-être également faire une annexe à cet effet.

Annexe heures supplémentaires nettes
Si vous autorisez vos employés à temps plein à effectuer des heures supplémentaires nettes, vous devez leur faire signer une pièce jointe tous les six mois. Si vous l'avez fait le 1er janvier, n'oubliez pas de la prolonger au 1er juillet.

Bilan social et Trillium
En mars, vous avez reçu votre bilan social de l'exercice écoulé de votre secrétariat social. Le bilan social contient un certain nombre de chiffres concernant votre emploi. Vous devez encore compléter un certain nombre de détails que votre secrétariat social ne possède pas. Vous devez ensuite soumettre votre bilan social à la Banque nationale dans les 30 jours suivant l'approbation des comptes et au plus tard sept mois après la clôture de l'exercice. Vous êtes également obligé d'afficher votre bilan social à l’endroit même où vos travailleurs peuvent consulter le règlement de travail.

Entre le 1er février et le 10 mars, vous avez également reçu, de l’ONSS cette fois, le document «Trillium». Vous l'avez probablement dans votre eBox. Trillium est l'aperçu annuel de toutes les réductions ONSS dont vous avez bénéficié entre le 1er octobre et le 30 septembre. Vous devez également afficher cette vue d'ensemble au même endroit.

Rapport de service interne
Le rapport annuel de votre service interne devait être prêt pour le 31 mars. Le rapport annuel contient toutes les données de l'année dernière (2019) sur la santé et la sécurité des travailleurs de votre entreprise. Cela comprend vos statistiques sur les accidents du travail, toutes les mesures préventives que vous avez prises, mais également des informations sur votre service extérieur et des chiffres généraux tels que le nombre d'heures travaillées que vous trouverez dans votre bilan social. Même les petits employeurs doivent préparer ce rapport. Votre service externe peut vous y aider. Vous n'êtes pas obligé d'envoyer ce rapport, mais conservez-le à disposition pour une éventuelle inspection par les services d'inspection compétents.

Audit
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