Pour chaque travailleur ayant au moins 6 mois d’ancienneté, une obligation de motivation s’applique lorsque vous voulez le licencier. En d’autres termes, vous devrez pouvoir invoquer un motif valable pour votre décision, ce qui est normal en soi. La manière dont un travailleur peut demander cette raison et la manière d'y répondre sont décrites dans des règles claires auxquelles vous devez vous conformer strictement.

En principe, vous n'êtes pas obligé d'indiquer immédiatement le motif du licenciement. Le travailleur peut demander son motif de licenciement dans les deux mois suivant son licenciement ou, en cas d'annulation, dans les six mois suivant la notification de l'annulation, sans dépasser le délai de deux mois après la cessation d'emploi.

La manière dont le travailleur demande ce motif doit se faire par lettre recommandée. Vous n'êtes pas obligé de répondre aux demandes qui vous parviennent d'une autre manière ou qui sont soumises en retard.

En tant qu'employeur, vous devez répondre par lettre recommandée dans les deux mois suivant la réception de la question à une demande de motivation correctement soumise.

Vous pouvez utiliser à la fois la version papier classique et l'e-mail signé équivalent.

Dans le cas d’une déclaration d’un motif opportun et correcte, le motif de licenciement que vous fournissez est présumé être le véritable motif du licenciement et n'est pas apparemment déraisonnable. En d’autres termes, il appartient au travailleur de prouver l’intérêt apparent du motif déraisonnable. Il va sans dire que vous devrez être en mesure de prouver la raison du licenciement invoquée sur la base des faits. Il est donc toujours conseillé de soumettre un dossier en prévision d’un licenciement.

Si vous ne répondez pas, pas dans les deux mois ou par lettre recommandée, vous êtes tenu de payer une amende de deux semaines. En outre, il y a un risque que vous devrez alors prouver à un tribunal du travail la raison évidente et non déraisonnable du licenciement. Si vous ne le faites pas, vous pourriez recevoir une amende de 3 à 17 semaines.
La justification du licenciement n’est donc pas négligeable. Dans tous les cas, vous ne devez pas surtout pas oublier de répondre dans les 2 mois.

Même si le travailleur vous envoie encore une lettre, vous n’avez plus besoin d’y répondre, bien que pour des raisons de sécurité, cela peut être utile de vous referez à la raison de votre lettre précédente.

En donnant spontanément une raison, vous mettez la charge de la preuve dans le camp du travailleur. Un dossier justifié avec des avertissements, des évaluations et l'utilisation des bons codes d'absence sur le bulletin de salaire, reste indispensable dans tous les cas.