Depuis la réforme fondamentale des délais de préavis en 2014, vous devez pouvoir motiver par écrit tout licenciement d'un salarié ayant au moins six mois d'ancienneté. Bien que vous puissiez laisser l'initiative au salarié, il est avantageux d'inclure le motif du licenciement dans votre lettre de licenciement standard.
En principe, vous ne devez pas motiver un licenciement immédiatement, mais seulement lorsque le salarié le demande. Cette demande doit être envoyée par le travailleur par lettre recommandée dans un certain délai. En cas de licenciement immédiat, c'est dans les deux mois qui suivent le licenciement, en cas de licenciement avec préavis, dans les six mois qui suivent la notification (= 3e jour ouvrable après l'envoi de la lettre recommandée de résiliation), sans dépasser le délai de deux mois après la fin du contrat.
Lorsque vous recevez une telle demande, vous devez, également par courrier recommandé, indiquer le motif du licenciement dans un délai de deux mois. Si vous ne répondez pas ou pas à temps, ou si vous ne pouvez pas fournir de preuves, vous vous verrez infliger une amende d'au moins deux semaines de salaire.
Toutefois, un juge peut également imposer une indemnité de licenciement supplémentaire de 3 à 17 semaines de salaire s'il estime que votre motif de licenciement est "manifestement déraisonnable". Un licenciement est manifestement déraisonnable lorsqu'il est fondé sur des motifs :
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qui ne sont pas liés à l'aptitude ou au comportement du salarié ;
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qui ne sont pas fondés sur les nécessités du fonctionnement de l'entreprise, de l'institution ou du service ;
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qui n'aurait jamais été décidé par un employeur ordinaire et raisonnable.
Il est donc conseillé de motiver de manière proactive chaque licenciement dans la lettre de licenciement. Ainsi, vous ne devez pas répondre à la demande du salarié et vous évitez le risque d'oubli.
Vous avez de toute façon une raison, sinon vous ne l'auriez jamais licencié et une telle motivation ne doit pas nécessairement être longue. Il n'est pas nécessaire d'écrire toute l'histoire comme dans le cas du faute grave. Une brève déclaration du motif est suffisante. Par exemple : retards fréquents, erreurs fréquentes, diminution du chiffre d’affaires, etc. Assurez-vous de pouvoir étayer vos allégations par des preuves. En d'autres termes, il est préférable de constituer un dossier pour chaque salarié avec des évaluations, des avertissements écrits, etc.
Faire soi-même le premier pas présente un avantage supplémentaire. Si le salarié estime que votre raison n'est pas fondée, il devra prouver pourquoi. Si vous n'indiquez pas de motif dans la lettre de licenciement, la charge de la preuve vous incombe.
Même si le motif du licenciement s'avère plutôt faible et est contesté par la suite, tout n'est pas perdu. Il existe une jurisprudence dans laquelle un employeur qui a invoqué devant le tribunal un motif de licenciement différent de celui indiqué dans la lettre de motivation et sur le C4, a quand même eu raison.