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Que devez-vous vérifier avant la réouverture?

En premier lieu, il y a les documents que vous devez être en mesure de présenter à chaque inspection sociale :

• Le règlement du travail
• Les différents contrats de travail et avenants (contrats de travail à temps partiel, contrats de travail à durée déterminée, contrats d'étudiant)
• Les conventions cadres pour vos travailleurs flexi

Habituellement, vous gardez ces documents dans une farde. Vérifier si le contenu est toujours d'actualité et complet. Depuis quelques années, vous pouvez également mettre ces données à disposition sous forme numérique, par exemple via Dropbox ou Google Docx. Cela réduit déjà le risque de perte.

A quoi d'autre devez-vous penser?

• Si vous avez des contrats à durée déterminée qui doivent expirer bientôt ou qui ont déjà expiré, assurez-vous d'obtenir une prolongation à temps.
• N'oubliez pas les dimonas pour ces contrats à durée déterminée, pour vos nouveaux salariés et pour vos étudiants, flexi's et extras. Une dimona oubliée ou en retard garantit une lourde amende.
• Si vous avez établi de nouveaux horaires pour la réouverture, même temporaire, n'oubliez pas de les joindre à votre règlement de travail..
• Tous les horaires sont-ils communiqués à vos travailleurs de manière claire et traçable ? Il se peut que certains travailleurs aient cessé de se présenter après tout ce temps. Afin de résilier correctement leur contrat, il est important de pouvoir prouver qu'ils ont reçu leur planning.
• Si vous devez immédiatement faire prester des heures supplémentaires nettes pour vos travailleurs à temps plein, n’oubliez pas l'annexe sur les heures supplémentaires volontaires.
• Avez-vous transmis toutes les modifications à votre gestionnaire de dossier ? Pensez aux changements d'adresse, de situation familiale, de fonction ou de salaire. Afin d'établir une fiche de paie correcte, votre bureau social doit disposer des données correctes. Vous avez jusqu'à la fin du mois pour le faire.

Pour être en règle à 100 %, les documents suivants doivent également être présents à l’endroit où vos travailleurs ont accès au règlement de travail :

• Trillium. Vous avez reçu cet aperçu avec les réduction ONSS de l'année précédente en février dans votre eBox ou par courrier de l'ONSS.
• Bilan social. Vous avez reçu ce document de votre bureau social en mars. Il contient un certain nombre de données statistiques sur votre personnel, auxquelles vous devez ajouter vous-même des informations, telles que des détails sur la formation. Le document doit être présenté à la banque nationale.
• Rapport annuel sur les services internes. Ce document contient, entre autres, des données sur les accidents du travail survenus au cours de l'année écoulée, mais aussi une analyse des risques en matière de sécurité et de santé et les mesures qui sont prises à cet égard, par exemple en période de corona.